Aprender a planificar e priorizar

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Tânia da Cunha

Tânia da Cunha

Sabia que ser organizado ou desorganizado é uma questão de hábito como qualquer outra coisa? Se tem tendência a sentir-se assoberbado de coisas e dá por si a adiar o que lhe parece importante, invista numa planificação diária da sua vida. Se tiver o costume de consultar diariamente a sua agenda, muito provavelmente não faltará à consulta do dentista pela terceira vez consecutiva.

A planificação pode demorar apenas cinco a dez minutos por dia. Quando planear o seu dia, insista em priorizar. Para isso pode por exemplo, recorrer a uma escala de 1 a 5 para indicar o que é vital completar nesse dia.

Deixamos-lhe algumas dicas que poderão facilitar ao estabelecer prioridades:

o Se tiver uma tarefa importante para fazer, planifique-a dividindo-a por partes mais pequenas e exequíveis e dê preferência às que são mais importantes. Tenha presente que trabalhar mediante uma estrutura é a primeira coisa a fazer. Experimente decompor a tarefa em partes viáveis. Sempre que possível use subtítulos para classificar as tarefas e coloque-as por sequência de datas, muito embora, algumas coisas requeiram ser tratadas em conjunto. Por exemplo, se tiver de delegar algumas tarefas a alguém, elabore uma lista do que as pessoas têm de fazer e quais os prazos para a conclusão das tarefas delegadas. Neste sentido, pode ainda estabelecer momentos regulares de revisão para ver se está no caminho certo. Deste modo poderá concentrar-se somente nas coisas que precisam de ser feitas ao mesmo tempo, com a certeza de que a tarefa não irá fugir ao seu controlo.

o Por norma, é mais fácil concentrar-se no “assunto importante” se: 1) o resolver primeiro antes que surjam outras distrações, ou 2) tratar primeiro as pequenas coisas para aliviar a desordem mental e permitir-lhe concentrar-se.

o Experimente cumprir os prazos com uma margem de um ou dois dias de antecedência. Isto é um pouco semelhante à estratégia de manter o relógio adiantado cinco minutos para ter a certeza de que chega aos seus compromissos a horas. Desta forma, se surgir algum obstáculo inesperado, poderá garantir os prazos a tempo.

o Sempre que possível, mantenha o estabelecido. Se disser que fará uma coisa dentro de um determinado espaço de tempo, faça-o. Por outro lado, considere com cuidado antes de concordar em fazer uma coisa da qual pode vir a não ser possível.

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