Já começou a planear as suas férias?

O segundo trimestre do ano começou chuvoso e trabalhoso, mas as suas férias já foram marcadas e já sabe com o que pode contar entre pontes e feriados, férias de verão e escapadinhas entre o Natal e o fim do ano.

Mas planear férias, como planear seja o que for, não chega. Não é minimamente satisfatório. E sempre que se fala em satisfatório, tenho aquela sensação de poucochinho. Precisa passar à acção para que as férias sejam aquilo com que sonhou e um sonho só passa a um objetivo quando lhe põe uma data e se organiza para iniciar a acção, de acordo com um calendário bem definido.

E que tal poupar-se nesta recta final, com mais estrutura e organização pessoal?

Se quer ir de férias tem que começar por planear, organizar-se a nível pessoal e profissional, para evitar as corridas de última hora, e deixar a outra pessoa algo para fazer que nem foi bem explicado e muito menos bem delegado.

As checklists são uma ajuda imprescindível em qualquer acção de planeamento:

• Lista de tudo o que precisa fazer a nível pessoal antes de ir de férias; como, por exemplo, deixar todas as facturas de utilitários pagas, combinar quem vem regar as plantas uma vez por semana, ou quem vai ficar com os periquitos…

• Lista de roupa de viagem de cada um dos elementos da família e, se levar o seu pet, não esquecer tudo o que o torna confortável.

• Documentos que precisa de verificar se estão em ordem e prontos a ser usados: Cartão de Cidadão, Passaporte, Cartão de Saúde, Seguro de Saúde.

• Livros, brinquedos dos miúdos, material desportivo dos graúdos, etc.

• Lista de tudo o que precisa ter e fazer no seu carro para que a viagem seja segura ou das reservas de viagem, apartamento ou hotel.

Mas se isto é válido a nível pessoal, replica-se a nível profissional. Tem o seu trabalho  sistematizado, com informação que possa partilhar com os outros elementos da equipa que ficam a trabalhar na sua ausência, e que evitarão aquela chamada telefónica do escritório, sempre a desoras, e irritantemente avassaladora, que lhe vai tirar algumas horas de praia, ou um serão pegado ao tablet ou ao PC?

Faça a sua checklist de tudo o que vai deixar em curso, onde tem a informação sobre cada tema e como pode ser acedida, por quem o poderá coadjuvar na sua ausência… enfim, tudo aquilo que lhe possa passar pela cabeça como dica útil, até porque o que parece impossível acontece nos piores momentos: fora de horas, à noite, durante os fins de semana e nas suas ausências.

Comece por organizar a sua vida profissional em termos de sistematização e partilha de informação, e organize uma pasta de processos em curso, para deixar ao colega que se responsabilizará enquanto estiver fora. Suficiente? De todo. Agende já uma reunião para lhe passar esta pasta, antes de partir de férias – e nunca no último ou penúltimo dia! – para lhe explicar o que precisa saber e fazer e onde poderá encontrar toda a informação na rede, em backups ou junto de outros.

Checklists são  imprescindíveis como base estruturante de qualquer planeamento, mas não chegam, não são suficientes: são poucochinho.

Agora, olhe para o seu calendário e comece a planear, de acordo com um cronograma que vai definir, com base nas 13 ou 14 semanas que lhe restam até ir de férias. Decida o que vai fazer em cada semana, com quem precisa de falar e quando, agendar reuniões ou preparar trabalho e – muito importante – comunique-o a quem tem que estar envolvido nesse cronograma.

Parece-lhe bem?

Se se sentir perdido com tanta coisa, tanta informação e organização, e não se entende, nem se revê como pessoa de grande organização a médio prazo, pode sempre pedir ajuda a quem o possa ajudar a organizar, estruturar e dar-lhe a paz de espírito para que possa ir de férias tranquilo e apto a usufruir de tudo o que vai à procura e merece. Por mim, como coach certificada e experiente, fico deste lado, pronta para o apoiar nesse caminho de auto-organização pessoal!